Eine Zollinhaltserklärung ist ein Formular, das einer Paketsendung beigefügt wird, wenn es in ein Nicht-EU-Land versendet werden soll. Es gibt die standardisierten Formulare CN23 oder CN22, die vom Weltpostverein, einem weltweiten Zusammenschluss von Postdienstleistern, entwickelt wurden.

Der Absender muss in dem jeweils benötigten Formular alle abgefragten Informationen korrekt und vollständig beantworten. Was ist in dem Paket enthalten? Welchen Wert hat die Ware? Wie schwer ist sie? Wer sind Sender und Empfänger? Es wird also genau beschrieben, was transportiert wird.

Wieso ist das wichtig? Das Formular CN23 oder CN22 helfen dem Zoll bei der Kontrolle der Waren. Die Informationen werden genutzt, um …

• die korrekte Besteuerung und Verzollung sicherzustellen,
• Gefahrstoffe, gefährliche Gegenstände und illegale Waren aufzuspüren.

Der Zoll darf Pakete bei einer Prüfung scannen und öffnen. Wird festgestellt, dass der Inhalt der Sendung nicht mit den Angaben auf den Formularen CN22 oder CN23 übereinstimmt, reichen die Konsequenzen von einer Beschlagnahmung der Ware bis hin zu einer Geldstrafe. Außerdem können fehlerhafte Angaben zu einer kostenpflichtigen Rücksendung führen. Achten Sie also auf das korrekte Ausfüllen der Zollinhaltserklärung, um unnötige Kosten und Verzögerungen im internationalen Versand zu vermeiden.

Der augenscheinlichste Unterschied zwischen den Zollinhaltserklärungen CN22 und CN23 liegt zunächst im Umfang der abgefragten Informationen. Des Weiteren werden die Formulare für verschiedene Warenwerte und -gewichte eingesetzt.

CN22 Formular

Die Zollinhaltserklärung CN22 benötigen Sie für Päckchen mit einem Warenwert von bis zu 300 SZR* (ca. 370 Euro) und einem Gewicht von bis zu zwei Kilogramm. Dieses ist kürzer als das CN23 Formular und beinhaltet beispielsweise eine Beschreibung der Ware, Gewicht und deren Wert.

CN23 Formular

Überschreitet der Inhalt Ihres Päckchen oder Paketes den Warenwert von 300 SZR* (ca. 370 Euro), müssen Sie das CN23 Formular ausfüllen. Das CN 23 Formular ist etwas umfangreicher als CN22 und fragt (bei einem gewerblichen Versand) zusätzliche Informationen ab, wie beispielsweise die EORI-Nummer, weitere Empfängerdaten sowie Genehmigungen oder Bescheinigungen.

Zusätzlich zum CN23 Formular müssen Sie in der Regel die Paketkarte CP71 beilegen. Sie ist ein Begleitdokument, auf dem die Adresse des Empfängers notiert wird. Die Adresse steht zwar auch auf dem Formular, so kann jedoch vermieden werden, dass Versanddienstleister erfahren, was sich in dem Paket befindet.

Im Überblick: CN23 Zollinhaltserklärung oder CN22?

CN23 Formular → Päckchen und Pakete ab 2 Kilogramm mit Wert von mehr als 300 SZR* (ca. 370,- €) CN22 Formular → Päckchen bis 2 Kilogramm mit Wert von bis zu 300 SZR* (ca. 370,- €)

SZR steht für Sonderziehungsrecht. Dabei handelt es sich um eine Vergleichsgröße für internationale Währungen. Der Gegenwert in Euro wird vom Internationalen Währungsfonds (IWF) festgesetzt. Der Wechselkurs kann dementsprechend schwanken. Die hier angegebenen Daten beruhen auf dem Kurs von Oktober 2023.

Unsere Tipps für das CN22 und CN23 Formular

• Füllen Sie das CN23 Formular bzw. CN22 sorgfältig, vollständig und in Druckbuchstaben oder gleich online aus.
• Das Formular muss in der Landessprache oder in einer anderen akzeptierten Sprache des Empfängerlandes ausgefüllt werden, wie beispielsweise Englisch. Informieren Sie sich gegebenenfalls, bevor Sie das Formular ausfüllen.
• Kleben Sie die Zollinhaltserklärung sowie alle Begleitpapiere außen am Paket in einer transparenten Hülle fest. Falls Sie es vorziehen, die Zollinhaltserklärung in das Paket zu legen, müssen Sie auf der Außenseite des Paketes einen Hinweis anbringen, der auf das Vorhandensein des Dokuments hinweist.
• Sind für den Versand weitere Rechnungen, Bescheinigungen etc. erforderlich, erkundigen Sie sich, ob diese in mehrfacher Ausführung beigefügt werden müssen.

Eine Zollinhaltserklärung müssen Sie Ihrer Sendung dann beifügen, wenn sich der Empfänger in einem Nicht-EU-Staat befindet. Beachten Sie, dass dies auch europäische Staaten wie die Schweiz, das Vereinigte Königreich oder Norwegen betrifft, da sie nicht zur Zollunion der EU gehören.

Des Weiteren sind die CN23 Zollinhaltserklärung oder CN22 erforderlich, wenn Sie mit einem nationalen Postdienst wie beispielsweise der Deutschen Post oder der Österreichischen Post AG versenden, da diese unter dem Dach des bereits erwähnten Weltpostvereins zusammenarbeiten.

Grundsätzlich wird empfohlen, einer internationalen Sendung immer eine Zollinhaltserklärung beizufügen, auch wenn Sie einen privaten Versanddienstleister wählen. Die Zollinhaltserklärungen CN22 und CN23 werden weltweit anerkannt und können vom Zoll reibungslos bearbeitet werden. Nutzen Sie die digitale Zollübermittlung, um Ihren Versand darüber hinaus noch schneller abzufertigen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das CN22 Formular und die CN23 Zollinhaltserklärung ausfüllen. Gehen Sie beim Ausfüllen sorgfältig vor und geben Sie alle Informationen korrekt an.

CN22 Formular ausfüllen:

1. Art der Sendung: Kreuzen Sie an, zu welchem Zweck Sie die Ware versenden: Ist es ein Geschenk, eine Warenrücksendung oder Handelsware?
2. Inhaltsbeschreibung: Nehmen Sie eine detaillierte Beschreibung der Waren vor. Wenn Sie beispielsweise zwei rote Hemden und eine blaue Jeanshose versenden, sind Sammelbegriffe wie “Kleidung” nicht ausreichend. Es müssen die genauen Beschreibungen erfolgen und zwar in jeweils einer Zeile für die zwei roten Hemden und einer Zeile für die blaue Jeans.
3. Anzahl: Geben Sie die Anzahl der Waren an. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: “2” in der Zeile der Hemden und eine “1” für die Jeans.
4. Nettogewicht: Benötigt wird außerdem das Nettogewicht der Ware in Kilogramm.
5. Gesamtgewicht: Wiegen Sie das Paket mit dem entsprechenden Inhalt und geben Sie das Gesamtgewicht in Kilogramm an.
6. Wert: Wie hoch ist der Einzelwert in Euro ohne Mehrwertsteuer?
7. Gesamtwert: Welchen Gesamtwert hat Ihre Sendung?

Nur bei Handelswaren (wenn Sie dort Ihr Kreuz bei Punkt 1 gesetzt haben):

8. Zolltarifnummer: Zu jeder Ware gibt es eine offizielle Zolltarifnummer. Für Ihre Produkte können Sie diese ganz einfach und schnell mit unserer Zolltarifnummern-Suche herausfinden.
9. Ursprungsland: Bei Handelswaren ist immer anzugeben, wo die Produkte hergestellt und zusammengebaut wurden.
10. Datum und Unterschrift: Egal, ob Sie privat oder geschäftlich versenden, vergessen Sie nicht Datum und Unterschrift, sonst kommt es zu Verzögerungen im Versand oder das Päckchen wird nicht geliefert.

CN23 Formular ausfüllen:

Bei einem Warenwert von über 300 SZR und einem Gewicht von mehr als 2 Kilogramm müssen Sie Ihrem Paket das CN23 Formular beifügen. Dieses ist ähnlich wie CN22, allerdings detaillierter. Im ersten Abschnitt geht es um Sender und Empfänger:

• Name und Anschrift des Absenders: Geben Sie Ihre Anschrift ein.
• Zollnummer: Dieses Feld bezieht sich auf die EORI-Nummer und ist nur auszufüllen, wenn Sie die Waren geschäftlich versenden.
• Name und Anschrift des Empfängers: Geben Sie die Anschrift des Empfängers ein.
• Bestimmungsland: Da es sich um einen internationalen Versand handelt, muss das Land des Empfängers angegeben werden.
• Kennnummer des Empfängers (falls vorhanden): Hierbei handelt es sich um die Steuernummer, Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Zollnummer (EORI-Nummer) des Empfängers, die bei einem gewerblichen Versand angegeben werden sollten.
• Telefon-/Faxnummer/E-Mail-Adresse des Empfängers (falls vorhanden): Für mögliche Rückfragen empfiehlt es sich, diese Angaben zu machen, um einen schnellen Ablauf zu gewährleisten.

Im zweiten Abschnitt des CN23 Formulars geht es um die Ware:

1. Detaillierte Beschreibung des Inhalts: Beschreiben Sie genau, um was es sich bei der Ware handelt. Allgemeine Sammelbezeichnungen wie “Kleidung” oder “Nahrungsmittel” sind unzulässig.
2. Menge: Wie viele der genannten Waren versenden Sie? Bei gleichartigen Artikeln wird die Summe addiert.
3. Nettogewicht: Nettogewicht der Ware, die Angabe erfolgt in Kilogramm.
4. Gesamtbruttogewicht: Gesamtgewicht der Sendung inklusive Verpackung in Kilogramm.
5. (Zoll-)wert/Währung: Währungseinheit, zum Beispiel “Euro” für Deutschland.
6. Gesamtwert: Gesamtwert des Paketinhaltes.
7. Zolltarifnr. nach dem HS: Jede Ware hat eine ihr zugewiesene offizielle Zolltarifnummer. Diese muss in diesem Feld vermerkt werden. Um die Nummer unkompliziert herauszufinden, nutzen Sie einfach unsere kostenlose Zolltarifnummersuche.
8. Ursprungsland der Waren: Bei Handelswaren müssen Sie angeben, aus welchem Land die Ware stammt, also wo sie hergestellt, erzeugt und/oder zusammengebaut wurde.
9. Portokosten/Kosten: Geben Sie das bezahlte Entgelt für die Beförderung der Sendung an. Weitere Gebühren, wie beispielsweise für Versicherungen, geben Sie getrennt an.
10. Art der Sendung: Kreuzen Sie an, um welche Art von Ware es sich handelt. Daran ist auch für den Zoll sofort ersichtlich, ob es sich um einen privaten oder gewerblichen Versand handelt.
11. Bemerkungen: Hier müssen wichtige Hinweise zum Inhalt Ihrer Sendung vermerkt werden. Manche Waren und Produkte wie Arzneimittel, Lebensmittel oder Organismen unterliegen bestimmten Auflagen wie Quarantänebestimmungen, Gesundheitskontrollen oder anderen Einfuhrbeschränkungen. Wie weiter oben gesehen, sind bestimmte Gegenstände für den Versand gänzlich verboten, bei manchen handelt es sich um eingeschränkte Versandgestände. Es ist unerlässlich, dass Sie sich vor dem Versand mit den Einfuhrbestimmungen des jeweiligen Landes auseinandersetzen.
12. siehe 14
13. siehe 14
14. Genehmigung, Bescheinigung und Rechnung: Sind für Ihre Waren beispielsweise Lizenzen, Genehmigungen oder Bescheinigungen erforderlich, tragen Sie in den entsprechenden Feldern ein Kreuz oder eine Nummer ein und legen die Dokumente der Zollinhaltserklärung bei. Allen gewerblichen Sendungen muss eine Rechnung beigelegt sein.
15. Datum und Unterschrift: Mit Ihrer Unterschrift und dem Datum bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben sowie Ihre Verantwortung für diese Sendung.

Das CN22 Formular und das CN23 Formular erhalten Sie beim nationalen Postdienst. In Deutschland ist das beispielsweise die Deutsche Post. Sie können das Formular online oder in einer der Postfilialen ausfüllen. Versenden Sie über JUMiNGO, erstellen wir Ihnen automatisch eine Proformarechnung, die den gleichen Stellenwert wie eine Zollinhaltserklärung des Weltpostvereins hat. So sparen Sie sich das Ausfüllen und können die Zollabwicklung effizienter gestalten.

Bei einem Versand innerhalb des europäischen Kontinents ist zu beachten, dass Sie Ihrer Sendung immer dann eine Zollinhaltserklärung beifügen müssen, wenn das Land oder die Region nicht zur Europäischen Zollunion gehört. Hierzu zählen Länder, die kein Mitglied der Europäischen Union sind, wie etwa Norwegen. Doch es gibt auch Gebiete, die zwar zu Mitgliedstaaten der EU gehören, jedoch vom Zollgebiet ausgenommen sind. So etwa Ceuta und Melilla, die unter spanischer Flagge stehen. Eine Liste der Gebiete mit Sonderregelungen finden Sie auf der Seite des deutschen Zolls.

In der Regel benötigen Sie keine Zollinhaltserklärung für Dokumente. Allerdings obliegt es den einzelnen Ländern, welche Dokumente zollpflichtig sind. Für Ausweisdokumente wie Reisepässe oder Ausweise kann in bestimmten Ländern eine Zollpflicht gelten. Informieren Sie sich im Vorfeld bei den jeweiligen Zollbehörden, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden.

Wenn Sie privat Geschenke ins Nicht-EU-Ausland versenden möchten, müssen Sie eine Zollinhaltserklärung ausfüllen. Um zu deklarieren, dass es sich bei Ihrer Sendung um ein Geschenk handelt, setzen Sie im Formular unter “Art der Sendung” im entsprechenden Feld ein Kreuz.

Bezüglich Zolldokumente sollten Sie stets verantwortungsbewusst und sorgsam vorgehen, da fehlende, falsche oder inkorrekt ausgefüllte Formulare folgende Konsequenzen nach sich ziehen können:

• Der Versand verzögert sich durch die Zollkontrolle.
• Das Paket oder das Päckchen kann kostenpflichtig zurückgeschickt werden.
• Die Ware kann vom Zoll beschlagnahmt oder sogar zerstört werden.
• Auch mit einer Geldstrafe kann zu rechnen sein.
• Schwere Verstöße gegen das Zollrecht können strafrechtlich verfolgt werden.